ניהול מערך שיווקי

תיק הלקוח מכיל את כל הפעולות/אובייקטים (שיחות, פגישות, הצעות מחיר וכו') הקשורים ללקוח הנוכחי.
ניתן לבחור את האובייקט אותו רוצים לראות כרגע ואז מופיע מסך עם כל האובייקטים מסוג זה הקשורים ללקוח.

לדוגמה:
לחיצה על אובייקט [שיחות טלפון] יציג רשימה של כל שיחות הטלפון הקשורות ללקוח הנוכחי.

הרשימה כוללת את הנתונים הבאים:
1. נושא.
2. סטטוס.
3. תאריך.
4. עדיפות.
5. סה"כ (לפי הצורך בחלק מהאוביקטים כגון: הצעות מחיר, חשבוניות וכו').

ניתן לבצע חיפוש ומיון לפי כל אחד מהשדות ברשימה ושילוב שלהם.
ניתן לבצע Drill down ישירות להצגת האוביקט מהרשימה (במקרה שלנו של שיחה מסויימת).

ניתן גם לראות את אותם הנתונים ברמה של חברה.

לדוגמה:
אם נמצאים בתיק של לקוח מסוג חברה בשם מיקרוסופט ואנחנו רוצים לראות את כל השיחות שבוצעו מול העובדים של מיקרוסופט, נוכל לעשות על ידי לחיצה על [הצג בנים].
נוכל לבחור מול איזה עובד בדיוק, לדוגמה כל השיחות מול יוסי סמנכ"ל המכירות של מיקרוסופט.

ניתן להגדיר הרשאות ב 2 רמות:
1. ברמת אובייקטים במערכת כגון שיחות, פגישות הצעות מחיר וכו'.
2. ברמת אנשי קשר/לקוחות ספציפים במערכת.

בכל אחת מהרמות ניתן להגידר האם מותר: לפתוח, לערוך, להוסיף, למחוק, להדפיס, לשלוח באימייל, לשלוח בפקס.

תזכור יומי, שבועי, חודשי, ללא הגבלה על כמות התזכורות.
ניתן להגדיר תזכורת על כל אובייקט במערכת לרבות: פגישה, שיחה, קובץ, חשבונית וכו'.
ניתן לתזכר משתמשים אחרים במערכת.

לדוגמה:
תזכורת עבורי לטפל עוד שעה ועבור המנהל שלי למחרת.

הדפסה חכמה:
1. בהדפסת דוחות המערכת בוחרת אוטומטית איך הכי נכון להדפיס את הדו"ח לאורך או לרוחב כדי שכל הנתונים יכנסו ומגדילה אוטומטית את אורך השדות כדי להציג את כל המידע לפי הצורך.
2. בהדפסת אובייקטים (כגון: שיחות, פגישות, הצעות מחיר וכו') מערכת האוקטופוס מדפיסה ברקוד בצד שמאל למעלה של הדף לאיחזור מהיר של המסמך במערכת דרך קורא ברקוד.

כאשר מחברים למערכת האוקטופוס סורק ברקוד, בסריקה של הברקוד שמופיע על המסמך
מערכת האוקטופוס תשלוף אוטומטית את המסמך הרלוונטי ותציג אותו על גבי המסך.


לדוגמה:
הדפסתי הצעות מחיר ללקוחות וחלק מהלקוחות חתמו על הצעות המחיר,
כאשר אני רוצה לעדכן במערכת את סטטוס הצעת המחיר,
במקום לחפש כל הצעה בנפרד, המערכת תשלוף אוטומטית כל הצעה בסריקת הברקוד שלה.

הדוחות מחולקים לפי סוגים ולפי רמות:
1. דוחות אישיים = דוחות שאני כמשתמש רואה.
2. דוחות למנהל = דוחות שהמנהל רואה.

הדוחות הינם דוחות אקטיבים: ניתן לבצע מיונים וחיפושים/חיתוכים לפי כל עמודה.
ניתן להיכנס לכל שורה בדו"ח Drill down ולעבור ישירות לאובייקט הרלוונטי המוצג באותה שורה בדו"ח.
ניתן לעבור לאובייקט במצב צפיה בלבד או במצב עריכה.

בחלק מהדוחות מופיעים בסוף עמודות מסויימות שדות סיכום חכמים (לדוגמה: שדה סה"כ בדו"ח חשבוניות), בשדות אלה ניתן לבחור מה רוצים לראות לפי האופציות הבאות:
1. סה"כ.
2. ממוצע.
3. מינימום.
4. מקסימום.
5. כמות.

לדוגמה:
אפשר לבקש חתך המציג את כל הלקוחות שגרים בתל-אביב או חיפה ושהסטטוס שלהם הוא לא חדש.

בקשר ניתן להגדיר:
1. לאיזה לקוח מקושרים.
2. מה סטטוס הלקוח אליו מקשורים.
3. מה תפקיד הלקוח בקשר.
4. האם הוא קשר אב או קשר בן.

לדוגמה:
נגדיר לקוח מסוג חברה מיקרוסופט,
נקשר למיקרוסופט את כל הלקוחות שהם עובדים במיקרוסופט,
במקרה זה נרשום לכל עובד מה תפקידו וסוג הקישור יהיה קישור בן (לא אב).

כאשר ניכנס לכרטיס של מיקרוסופט נוכל לראות את כל העובדים תחת מיקרוסופט כולל התפקיד שלהם,
כאשר נעבור לטלפונים של מיקרוסופט נראה קודם כל את הטלפונים הישירים של מיקרוסופט (כגון תמיכה, מכירות, מרכזיה) ואחרי זה את רשימת כל העובדים עם התפקיד ומספר הטלפון שלהם.
כנ"ל גם לגבי כתובות וכתובות אימייל.

ניתן ליצור כמה קבוצות שרוצים ולהוסיף אליהם לקוחות,
כך שכל לקוח יכול להופיע בכמה קבוצות בו זמנית,
זהו כלי מעולה כדי לשלוף את כל הלקוחות שחברים בקבוצה א ולא חברים בקבוצה ב.

ניתן לבצע פעולות על קבוצות בחלק מהאובייקטים באוקטופוס, כגון קמפיין, וקמפיין טלפוני להם ניתן להוסיף לקוחות מתוך קבוצות.

לדוגמה:
אם הגדרנו קבוצה בשם VIP ואנחנו רוצים לשלוח קמפיין לכל חברי קבוצת ה VIP נוכל לעשות זאת בקלות.
אם הגדרנו קבוצה בשם "לא לשלוח אימייל" ואנחנו רוצים לשלוח קמפיין לכל חברי קבוצת ה VIP למעט חברי קבוצת "לא לשלוח אימייל" נוכל לעשות זאת בקלות.

ניתן להוסיף שדות חופשים לתיק הלקוח,
השדות שניתן להוסיף הם:
1. תשע שדות מסוג תאריך.
2. תשע שדות מסוג טקסט, כולל אפשרות לטקסט עם רשימה נלמדת אוטומטית וערך ברירת מחדל.
3. תשע שדות מסוג כן/לא.

בשדות אלה ניתן להשתמש בחיפוש לקוחות.

מיבא את כל אנשי הקשר מהאוטלוק: כולל מספרי הטלפון, כתובות, וכתובות אימייל.
היבוא הינו יבוא חכם: יודע לזהות יותר מחשבון אוטלוק אחד ולשאול לגבי כל חשבון האם ליבא את הנתונים.

דוגמה:
אם מוגדרים באוטלוק 5 אנשי קשר כאשר החברה שלהם מוגדרת מיקרוסופט,
אוקטופוס יצור אוטומטית 6 אנשי קשר, אחד מסוג חברה בשם מיקרוסופט ו 5 מסוג עובד שיקושרו אוטומטית לחברת מיקרוסופט,
כך שבאוקטופוס תחת כרטיס חברת מיקרוסופט יופיעו אוטומטית כל העובדים.

ישנם כמה צורות חיפוש חכם:
1. חיפוש ב Google ישירות מתוך האוקטופוס.
2. חיפוש ישירות בכל האובייקטים של האוקטופוס.
3. איתור מהיר של אובייקט מסויים.
4. חיפוש ישירות באובייקטים אותם אתם בוחרים: הודעות, שיחות, פגישות, משימות, מטלות, שלבים לביצוע, פקסים, סריקות, חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר, דרישות תשלום, אנשי קשר, מספרי טלפון, כתובות, אימייל, קבצים מצורפים, קבוצות.

דוגמה לחיפוש:
אני זוכר שדיברתי עם מישהו על המילה "מקרן".
אם בחרתי לחפש רק בשיחות, המערכת תמצא לי את כל השיחות עם המילה מקרן.
אם לא בחרתי איפה לחפש המערכת תחפש בכל האובייקטים ותמצא שיש לי 5 שיחות עם המילה מקרן ו 12 פגישות עם המילה מקרן.

דוגמה לאיתור מהיר:
איתור מהיר של קבלה, מספר: 20012.
יעביר אותנו אוטומטית למסך קבלה מספר 20012 אשר יציג את הקבלה עצמה.

הצגת כל דו"ח במגוון רחב של גרפים, כולל יכולות פילוח וסינון נתונים

ביצוע חיתוך וסינון דוחות מתקדם בתצורת PivotTable כולל אפשרות מעבר לאקסל

יצוא כל דו"ח לאקסל, באופן הבא:
1. יוצר אוטומטית שורת כותרת מודגשת של השדות.
2. מעתיק את כל הנתונים עצמם לאקסל, כאשר המערכת דואגת ששדה מסוג תאריך יהיה גם הוא שדה תאריך באקסל.

היצוא עובד בשיטה מהירה ביותר ללא צורך בשמירת קובץ האקסל ואז פתיחתו באקסל כדי לצפות בנתונים.
המערכת אוטומטית פותחת את האקסל ומעתיקה אליו את הנתונים ישירות.

מיזוג כל שדה בדו"ח כשדה משתנה אוטומטית בוורד, ניתן ליצר מכתב אוטומטי בוורד שחלקים ממנו יוחלפו אוטומטית עם הנתונים מהדו"ח

ניתן להדפיס מעטפות:
1. מתוך דוחות רלוונטים.
2. ישירות מחשבונית/הצעת מחיר/קבלה וכל אובייקט רלוונטי במערכת.

ישנם שני סוגי מעטפות:
1. מעטפה ללקוח.
2. מעטפה ללקוח כולל חברה.

הנתונים שיודפסו תמיד הם:
1. מקום לבול.
2. לוגו.
3. סלוגן (מלל פרסומי).
4. כתובת החברה שלכם.

יודפסו במקרה של מעטפה ללקוח בלבד:
1. שם הלקוח.
2. כתובת הלקוח.

יודפסו במקרה של מעטפה ללקוח כולל חברה:
1. שם החברה.
2. לידי: שם הלקוח.
3. כתובת החברה.

מדפיס מדבקות עם שמות הלקוחות והכתובת שלהם.
מערכת האוקטופוס מזהה אוטומטית אם מוגדרת חברה ללקוח,
אם מוגדרת מדפיסה את שם החברה, שם הלקוח וכתובת החברה.
אם לא מוגדרת מדפיסה את שם הלקוח וכתובת הלקוח.

ההדפסה מתבצעת מכל דו"ח התומך במדבקות.

קישור כל סוג של מסמך ישירות לתיק הלקוח
כולל אפשרות לניהול סטטוס טיפול במסמך: חדש, בטיפול, טופל
* ניתן גם לקשר מסמך לכל אובייקט במערכת לרבות שיחות,פגישות,הצעות מחיר, חשבוניות וכו'

קישור תיקיות במחשב ישירות לתיק הלקוח
כולל אפשרות לניהול סטטוס טיפול בתיקיה: חדש, בטיפול, טופל
כולל אפשרות לתזכורות על תיקיה
* ניתן גם לקשר תיקיות לכל אובייקט במערכת לרבות שיחות,פגישות,הצעות מחיר, חשבוניות וכו'

הגדרת רמת העדיפות, ניתן להגדיר 10 רמות עדיפות שונות.
את רמת העדיפות ניתן להגדיר לאובייקטים (שיחות, פגישות, חשבוניות וכו') השונים באוקטופוס.

לדוגמה:
שיחה דחופה נסמן רמת עדיפות 1.
סריקה ברמת דחיפות בינונית נסמן רמת עדיפות 5.

הוספת לחצן לכל תוכנות האופיס: וורד, אקסל, פאור-פוינט
המאפשר שמירת מסמכי אופיס ישירות לתיק הלקוח ולכל אובייקט במערכת לרבות: פגישות, שיחות, הצעות מחיר, וכו'.
הלחצן חוסך את הצורך לזכור היכן נשמר המסמך ודואג לשמור אותו אוטומטית באוקטופוס וכך הוא זמין גם לשאר המשתמשים (בהתאם להרשאות).
המסמך עובר גיבוי כחלק מהגיבוי המסודר של האוקטופוס.

* הגיבוי לאוקטופוס באחריות איש המחשבים שלכם.

קישור אימיילים ישירות מהאוטלוק לתיק הלקוח או לכל אובייקט במערכת
לרבות: פגישות, שיחות, הצעות מחיר.
הקישור מתבצע בצורה קלה מאד,
כל שיש לעשות הוא לפתוח באוטלוק את כל האימיילים אותם רוצים לקשר וללחוץ על לחצן קישור האימיילים באוקטופוס.
המערכת מזהה אוטומטית את כל האימיילים ושואלת אם לקשר אותם,
ניתן לשנות את נושא האימייל ולנהל את סטטוס טיפול באימייל.
לאחר הקישור ניתן למחוק את האימייל מהאוטלוק וכך לחסוך מקום באוטלוק.

* האימייל נשמר באוקטופוס כולל כל המסמכים הקשורים וכך הידע הארגוני נשמר במקום אחד.

קישור אתרים ישירות מהדפדפן לתיק הלקוח או לכל אובייקט במערכת
לרבות: פגישות, שיחות, הצעות מחיר.
הקישור מתבצע בצורה קלה מאד:
כל שיש לעשות הוא לפתוח את האתרים אותם רוצים לקשר בדפדפן וללחוץ על לחצן קישור אתרים באוקטופוס.
המערכת מזהה אוטומטית את כל האתרים הפתוחים ושואלת האם לקשר אותם,
ניתן לשנות את כותרת האתר ולנהל סטטוס טיפול בקישור האתר.
בצורה זו ניתן לשמור בקלות מידע על מתחרים באינטרנט, או מידע על לקוחות.

מיבא לקוחות מאקסל.
ניתן להגדיר כל סוג לקוח: איש קשר, חברה, ספק, לקוח, עובד וכו'.
מיבא טלפונים, כתובות, כתובות אימייל, הערות, מצב משפחתי, מין, תאריך לידה, חברה ותפקיד בחברה.
ניתן לשייך לקוח לכמה קבוצות בו זמנית.
ניתן ליבא שדות מותאמים אישית.
ניתן להגדיר את צורת זיהוי הלקוח: ת.ז., חפ., ועוד.

היבוא הינו יבוא חכם היודע לאגד את העובדים תחת החברה וכך ניתן לאתר במהירות בעל תפקיד בחברה מסויימת גם אם לא זוכרים את שמו.

דוגמה:
אם מוגדרים באקסל 5 אנשי קשר כאשר החברה שלהם מוגדרת מיקרוסופט,
אוקטופוס יצור אוטומטית 6 אנשי קשר, אחד מסוג חברה בשם מיקרוסופט ו 5 מסוג עובד שיקושרו אוטומטית לחברת מיקרוסופט,
כך שבאוקטופוס תחת כרטיס חברת מיקרוסופט יופיעו אוטומטית כל העובדים.

יבוא נתונים מ SAP B1 של:
1. לקוחות.
2. אנשי קשר.
3. ספקים.

יבוא השדות הבאים:
שם, שם חברה, תפקיד.
כתובת: בבית, במשרד, נוספת, למשלוח.
כתובות אימייל.

הגדרת עד 10 מחירונים שונים הכוללים:
1. סוג המוצר, לדוגמה: מחשב.
2. שם המוצר, לדוגמה HPDeskTopD.
3. תיאור המוצר.
4. האם הוא מוצר לקניה.
5. האם המוצר למכירה.
6. האם מנוהל מחסן.
7. האם הוא עץ מוצר.

לכל מוצר ניתן להגדיר 10 מחירונים שונים, המחירים יכולים להיות:
1. קבועים.
2. נוסחה התלויה בכמות, לדוגמה: עט אחת עולה 5, אבל אם קונים מעל ל 10 המחיר לעט יורד ל 4.
3. תלויים במחירון אחר, לדוגמה הגדרנו מחירון דילירים עם מחיר מסוים, ומחירון לקוחות יהיה מחירון דילרים + 10%
4. כולל מע"מ או לא.
5. בעלי מע"מ מיוחד (לדוגמה: מע"מ אפס לאילת, או מכירות לחו"ל).
6. סוג המטבע.

לכל מוצר ניתן להגדיר:
1. אם המוצר הוא מוצר שעתי (לדוגמה: שעת עבודה של טכנאי, שעת פיתוח).
2. האם הופסק השיווק.
3. מספר קטלוגי.
4. ניקוד בכוכבים (לתגמול אנשי מכירות לפי כוכבים).
5. חודשי אחריות.
6. אתר המוצר.
7. קובץ הסבר אשר יצורף אוטומטית לכל הצעת מחיר.
8. תמונה של המוצר.
9. עמלות לאנשי המכירות: עמלה יכולה להיות באחוזים או בסכום קבוע.

מעקב סטטיסטי אוטומטי אחר: הצעת מחיר/הזמנות/דרישות תשלום/חשבוניות/תעודות משלוח.

שליחת הודעות אימייל אישיות ללקוחות לפי פילוח מוגדר מראש.

הקמפיין כולל:
1. שם הקמפיין.
2. נושא האימייל.
3. תוכן האימייל: מלל בלבד, תוכן HTML.

ניתן להוסיף פניה אישית ללקוח בנושא האימייל וגם בתוכן האימייל.

ניתן להוסיף משתתפים לקמפיין בצורות הבאות:
1. ידנית מרשימת אנשי הקשר.
2. מתוך דו"ח רלוונטי - לדוגמה: כל הלקוחות הפעילים מתל אביב.
3. מתוך קבוצות.

* הקמפיין שולח את כל ההודעות דרך האוטלוק שלך.

שליחת הודעות אימייל אישיות ללקוחות לפי פילוח מוגדר מראש.

הקמפיין כולל:
1. שם הקמפיין.
2. נושא האימייל.
3. תוכן האימייל: מלל בלבד, תוכן HTML, מעוצב: ניתן לעצב את האימייל שרוצים לשלוח באוטלוק לרבות צבעים, פונטים, תמונות, מסמכים מצורפים.

ניתן להוסיף פניה אישית ללקוח בנושא האימייל וגם בתוכן האימייל.

ניתן להוסיף משתתפים לקמפיין בצורות הבאות:
1. ידנית מרשימת אנשי הקשר.
2. מתוך דו"ח רלוונטי - לדוגמה: כל הלקוחות הפעילים מתל אביב.
3. מתוך קבוצות.

* הקמפיין שולח את כל ההודעות דרך האוטלוק שלך.

שליחת הודעות SMS אישיות ללקוחות לפי פילוח מוגדר מראש.

הקמפיין כולל:
1. שם הקמפיין.
2. תוכן ה SMS.

ניתן להוסיף פניה אישית ללקוח.

ניתן להוסיף משתתפים לקמפיין בצורות הבאות:
1. ידנית מרשימת אנשי הקשר.
2. מתוך דו"ח רלוונטי - לדוגמה: כל הלקוחות הפעילים מתל אביב.
4. מתוך קבוצות.

* יש לרכוש דרכנו חבילות SMS מראש.

מעקב אחר מוצרי הלקוח בתיק הלקוח.

ניתן לעקוב אחר כמה מוצרים בו זמנית, המעקב כולל את הנתונים הבאים:
1. כמות.
2. סוג.
3. שם המוצר.
4. מספר קטלוגי.
5. מספר סירילאי.
6. איש המכירות.
7. תאריך מכירה.
8. תאריך התקנה.
9. תאריך תחילת אחריות.
10. תאריך סיום אחריות.
11. מעקב שירות לפי תקופות.
12. מעקב מכירות נוספות - כמות, איש המכירות, תאריך המכירה.
13. מעקב הספקה - כמות, על ידי, תאריך ההספקה.

הגדרת הנחות למוצרים.

מקבל ההנחה:
1. כולם.
2. לקוח ספציפי.

על מה ההנחה:
1. על מוצר - לדוגמה: הנחה של 4% למחשב נייד Dell Pro
2. על סוג מוצר - לדוגמה: הנחה של 10% לכל המחשבים הניידים (כל המוצרים שהם מוגדרים בסוג: מחשב נייד).

סוג ההנחה:
1. % מהמחיר.
2. סכום קבוע.

בהצעות מחיר כאשר נוסיף מוצר, ברגע שהמערכת מזהה הנחה היא תשאל אותנו האם להכיל את ההנחה על הצעת מחיר זו.

ניהול לקוח והרבה יותר

במערכת האוקטופוס ניתן לנהל כל יישות שהיא לרבות:
1. לידים.
2. לקוחות.
3. ספקים.
4. אנשי קשר.
5. חברות.
6. עובדים - מעקב אחר עובדי החברה, ראיון עבודה, הסכמי שכר, מעקב חופשות.
7. רכבים - מעקב אחר טיפולים, חידוש ביטוח, תאונות וכו'.
8. משרדים וסניפים.
9. בנקים - מספרי חשבון, מנהלי סניפים בבנק, אנשי קשר וכו'.
10. אתרי אינטרנט של החברה - ניהול סיסמאות, מיקומי אתרים, מנהלי אתרים וכו'.

ניתן להגדיר את השדות הבאים:
1. שם או שם פרטי ושם משפחה.
2. זיהוי על ידי: ת.ז., ח.פ., עוסק מורשה, מספר דרכון, מספר כרטיס.
3. סיווג - ניתן להגדיר איזה סיווגים שרוצים, לדוגמה: VIP, אקראי וכו'.
4. קישורים ל: LinkedIn, Facebook, Skype.
5. טלפונים ללא הגבלה כולל סוג הטלפון (נייד, בית, עבודה, רו"ח, בחו"ל וכו') כולל אפשרות להגדיר טלפון אחד כראשי.
6. כתובות ללא הגבלה כולל את הנתונים הבאים: סוג (בית, למשלוח, עבודה וכו'), רחוב, דירה, שכונה, ת.ד., עיר, מיקוד, בניין, קומה, ארץ, מדינה, יבשת, אתר אינטרנט. ניתן להגדיר כתובת כראשית ולהגדיר כתובות לשליחת דואר.
7. אימיילים ללא הגבלה כולל סוג האימייל (תמיכה, פרטי, בית).

בהתאם לאופציות הנוספות שנרכשו, המערכת יודעת:
1. לחייג בלחיצה על מספר הטלפון.
2. להציג מפה בלחיצה על הכתובת.
3. לפתוח את אתר האינטרנט בלחיצה על כתובת אתר האינטרנט.
4. לשלוח אימייל בלחיצה על כתובת האימייל.